Seit der Coronavirus-Pandemie ist es für viele Beschäftigte normaler, von Zuhause aus zu arbeiten und so wurden auch viele Geschäftstreffen in den virtuellen Raum verlegt. Das ist eine Veränderung, an die sich Arbeitgeber und Arbeitsnehmer auch nach mehreren Jahren noch gewöhnen müssen. 

Spielende Kinder, neugierige Hunde und Katzen, die Technik – die potenziellen Ablenkungen und Störungen einer Videokonferenz sind endlos und am Ende unvermeidlich. Aber wie bei jedem Geschäftstreffen ist es auch hier wichtig, einen möglichst reibungslosen Verlauf anzustreben.

Klicken Sie sich durch diese Galerie und entdecken Sie einige Tipps, wie Sie sicherstellen, dass Ihre nächste Videokonferenz ein Erfolg wird.

Eine langsame und unzuverlässige Internetverbindung ist einer der größten Störfaktoren bei einer Videokonferenz. Stellen Sie immer sicher, dass Ihre Verbindung stark und zuverlässig ist.

Wenn Ihre Internetverbindung während eines Anrufs ausfällt, teilen Sie den anderen Gesprächsteilnehmern mit, dass Sie Probleme haben, und schalten Sie eventuell Ihre Kamera aus, um Bandbreite zu sparen.

Dies gilt natürlich auch bei Videoanrufen, nicht nur bei persönlichen Meetings. Denken Sie daran, immer pünktlich zu erscheinen.

Ein zu spätes Erscheinen hinterlässt beim Gegenüber einen sehr schlechten Eindruck. Zudem gibt ein frühes Erscheinen Ihnen die Möglichkeit zu überprüfen, ob Ihre Technik funktioniert, und Ihre Gedanken vor dem Meeting zu sammeln.

Wenn Sie ein Videogespräch mit einem Kollegen oder sogar einem Partner führen, kann ein belebter Hintergrund ablenkend wirken, insbesondere wenn er Bücher mit fragwürdigen Titeln oder ein unpassendes Poster zeigt.

Es ist eine gute Idee, sicherzustellen, dass Ihr Hintergrund so schlicht wie möglich ist und zumindest nichts enthält, von dem Sie nicht möchten, dass es jemand von der Arbeit sieht.

Es ist von größter Bedeutung, dass Sie Ihre Kamera auf der richtigen Höhe positionieren, damit die Leute nicht in Ihre Nase oder in Ihren Ausschnitt schauen müssen. Eine Kamera im falschen Winkel kann sehr ablenkend wirken.

Die Kamera sollte so positioniert werden, dass Sie sich natürlich fühlen und in die Kamera sprechen können. Achten Sie darauf, sich von der Mitte aufwärts zu zeigen und nicht den Kopf abzuschneiden.

Wenn Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, ist es sehr wichtig, dass Sie sich stummschalten, wenn Sie nicht selbst sprechen. Hintergrundgeräusche, wie z. B. Tippen, Husten oder sogar Sprechen, sind sehr ablenkend.

Glücklicherweise ist es einfach, sich in der Videokonferenzsoftware stumm zu schalten; meistens genügt ein Klick auf einen Button. Normalerweise gibt es auch eine Tastenkombination zum vorübergehenden Aufheben der Stummschaltung.

Eines der Hauptprobleme, die bei Online-Meetings auftreten kann, ist, dass Hardware und/oder Software nicht richtig funktionieren. Führen Sie immer einen Testlauf durch und stellen Sie sicher, dass alles in Ordnung ist, bevor der Anruf erfolgt.

Für den wahrscheinlichen Fall, dass etwas nicht so gut funktioniert, wie Sie es sich wünschen, haben Sie hoffentlich Zeit, das Problem zu beheben oder schlimmstenfalls Ihre Kollegen oder Partner auf das Problem hinzuweisen.

Dies geht hauptsächlich an die Teamleiter unter uns. Es ist wichtig, dass die Software und Hardware, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, einfach zu erlernen und zu bedienen sind.

Es könnte eine Idee sein, einige Software-Optionen auszuprobieren, bevor Sie sich entscheiden, welche die beste Lösung für Ihr Team ist. Die Optionen für die Software sind zwar weitgehend identisch, unterscheiden sich aber leicht.

Es mag zwar verlockend sein, den ganzen Tag in Ihrem Lieblings-Kapuzenpulli oder sogar in Ihrem Schlafanzug zu arbeiten, aber dies sollte vermieden werden, wenn Sie an einer Videokonferenz teilnehmen wollen.

Was angemessen ist, hängt vom Unternehmen ab und vielleicht auch davon, ob es sich um einen internen oder externen Anruf handelt, aber als allgemeine Faustregel gilt: Tragen Sie nichts, was Sie nicht auch im Büro tragen würden.

Vor einem Geschäftsgespräch zu essen ist nicht nur wichtig, weil es Ihnen Energie gibt, sondern auch, weil das Essen während des Gesprächs selbst unhöflich ist – und Sie natürlich auch nicht hungrig im Meeting sitzen wollen.

Einen Kaffee oder ein Glas Wasser ist meistens kein Problem, aber ein Sandwich oder eine Tüte Chips zu zücken, ist einfach zu ablenkend für alle anderen Teilnehmer des Gesprächs.

Das richtige Licht ist sehr wichtig, wenn Ihr Videoanruf seriös wirken soll. Vermeiden Sie es, natürliches und Bürolicht zu mischen, es sei denn, Ihre Bürolampen sind tageslichtweiß.

Versuchen Sie, jede Beleuchtung von unten zu vermeiden, da dies einen komischen Effekt erzeugen kann. Das schmeichelhafteste Licht ist normalerweise Licht, das von den Seiten kommt, also versuchen Sie, Ihre Lampen so aufzustellen; Sie wollen ja gut aussehen!

Wenn Sie nicht in die Kamera schauen, kann das den Eindruck erwecken, dass Sie nicht aufpassen oder dass Sie einfach nicht daran interessiert sind, was Ihr Gegenüber zu sagen hat.

Wenn Sie in die Kamera schauen, wissen die Leute, dass Sie sich engagieren und geben Ihnen das Vertrauen, dass Sie an dem, was besprochen wird, interessiert sind – wie in einem normalen Gespräch eben.

Es mag zwar verlockend sein, während eines Anrufs E-Mails zu beantworten oder durch Ihr Telefon zu scrollen, besonders wenn Sie nicht sprechen müssen, aber das kann unhöflich wirken.

Versuchen Sie, Ihre Umgebung von Ablenkungen zu befreien und widerstehen Sie der Versuchung, nebenbei andere Arbeiten zu erledigen. Die meiste Zeit ist diese Art von Multitasking ohnehin nicht effektiv.

Das ultimative Ziel einer Videokonferenz ist natürlich, Geschäfte zu erledigen. Es ist daher eine gute Idee, einen Ersatzplan zu haben, falls Sie gezwungen sind, den Videoanruf ganz abzubrechen.

Vergewissern Sie sich immer, dass Sie die Telefonnummern und/oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer des Anrufs haben, damit Sie bei Bedarf über einen anderen Kanal kommunizieren können, um die Aufgabe zu erledigen und das Gespräch angemessen zu beenden.

Obwohl immer mal Dinge dazwischen kommen können und Ablenkungen auftreten, kann es ziemlich beunruhigend sein, wenn jemand ohne Vorwarnung aus einem Videoanruf verschwindet.

Wenn Sie für einen Moment verschwinden müssen, schicken Sie mindestens einem der Teilnehmer eine Nachricht mit einer kurzen Info. Es kann auch eine Idee sein, Ihre Kamera auszuschalten, während Sie weg sind.

Manche Menschen haben einen größeren Drang zum Zappeln als andere, aber man sieht definitiv häufig, dass Menschen während eines Videoanrufs mit ihren Haaren spielen oder anderweitig herumzappeln.

Versuchen Sie, so ruhig wie möglich dazusitzen, da diese Spielerei ablenkend wirken kann. Wenn Sie so etwas einfach nicht ganz vermeiden können, halten Sie die Hände zumindest aus dem Blickfeld der Kamera, um Störungen zu vermeiden.

Quellen: (OWL Labs) (Kelly Services) (Impact)

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